Betriebsferien sind wichtig, damit du und dein Team Kraft tanken, zur Ruhe kommen und mit neuer Energie zurückkehren können. Für Kunden kann eine unerwartete Schließzeit jedoch schnell frustrierend sein – besonders dann, wenn niemand erreichbar ist oder nicht klar ist, ab wann wieder gearbeitet wird. Genau deshalb ist eine rechtzeitige und transparente Kommunikation so entscheidend.
Mit einer klaren Planung stellst du sicher, dass Kunden sich gut informiert fühlen, Termine anpassen können und dein Urlaub stressfrei verläuft.
Warum eine aktive Kommunikation so wichtig ist
Wenn du Betriebsferien frühzeitig ankündigst, zeigst du Professionalität und Respekt gegenüber deinen Kunden. Sie haben die Möglichkeit, Anfragen rechtzeitig zu stellen oder Aufträge vorzuziehen. So vermeidest du Missverständnisse, verärgerte Rückfragen und Zeitdruck kurz vor der Pause.
Eine gute Kommunikation schafft Vertrauen – und dieses wirkt bis nach deiner Rückkehr positiv nach.
Über welche Kanäle du informieren solltest
Verlasse dich nicht auf einen einzelnen Hinweis. Nutze mehrere Stellen, an denen Kunden mit deinem Betrieb in Berührung kommen. Je breiter du kommunizierst, desto geringer ist das Risiko, dass Informationen übersehen werden.
Geeignete Kanäle sind beispielsweise:
- gut sichtbarer Hinweis auf deiner Website
- E-Mail an Bestandskunden
- automatische Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Postfach
- Telefonansage auf dem Anrufbeantworter
- Social-Media-Beitrag oder Story
- Aushang am Eingang oder am Firmenfahrzeug
- aktualisierte Öffnungszeiten im Google-Unternehmensprofil
Du musst nicht jeden Kanal bedienen – aber mindestens zwei bis drei sollten es sein, damit wirklich jeder Kunde informiert wird.
Wann du die Information veröffentlichen solltest
Teile deine Betriebsferien idealerweise zwei bis vier Wochen im Voraus mit. So bleibt genug Zeit für Rückfragen, Terminorganisation und letzte Auftragsabsprachen. Je früher du kommunizierst, desto entspannter startest du in den Urlaub – und desto planungssicherer sind deine Kunden.
Das gehört in jede Mitteilung
Damit keine Rückfragen entstehen, sollten folgende Punkte immer enthalten sein:
- exakter Zeitraum der Betriebsferien
- Datum, ab dem du wieder erreichbar bist
- Hinweis zur Erreichbarkeit (keine Bearbeitung / eingeschränkt)
- Name und Kontakt einer eventuellen Vertretung
- optionale Frist für Auftragsannahme vor der Pause
- freundliche Abschlussformel und Vorfreude auf die Rückkehr
Formuliere kurz, klar und positiv – so bleibt dein Betrieb auch im Urlaub präsent und kundenorientiert.
Beispieltexte zum direkten Einsatz
1. Kurz und sachlich (für Website oder Aushang)
Wir machen Betriebsferien.
Unser Betrieb bleibt vom [Datum] bis [Datum] geschlossen.
Ab [Datum] sind wir wieder wie gewohnt für dich da.
Vielen Dank für dein Verständnis.
2. Freundlich und informativ (für E-Mail oder Newsletter)
Hallo,
wir gönnen uns eine kurze Auszeit. Unser Betrieb bleibt vom [Datum] bis [Datum] geschlossen.
Ab [Datum] sind wir wieder erreichbar und kümmern uns gerne um deine Anliegen.
In dieser Zeit können wir keine Anfragen bearbeiten. Falls etwas dringend ist, wende dich bitte an [Kontaktperson / Vertretung].
Vielen Dank für dein Verständnis – wir freuen uns auf die Zeit nach unserer Rückkehr.
3. Locker und nahbar (für Social Media)
Wir machen Betriebsferien!
Vom [Datum] bis [Datum] tanken wir Energie.
Ab [Datum] sind wir wieder motiviert, gut gelaunt und voll im Einsatz für dich.
Hab eine gute Zeit – wir melden uns zurück!
Fazit
Betriebsferien sind nicht nur Erholung, sondern auch ein Moment der Kommunikation. Wenn du frühzeitig und über mehrere Kanäle informierst, schaffst du Klarheit, stärkst das Vertrauen deiner Kunden und vermeidest Stress in der Urlaubszeit. Klare Worte – entspannte Pause.
Corinna Fröhling
Bild: istock.com/megaflopp
