Zeitmanagement

Du hast jeden Tag einen Termin nach dem anderen? Du rufst ständig Deine nachfolgende Kundschaft an, um den Termin zu verschieben oder abzusagen? Feierabend hast Du erst spät abends und bist zu müde für Hobbies oder Familie? Und am Wochenende bist Du im Büro und schreibst Angebote und Rechnungen. Und dann ist schon wieder Montag. Das Hamsterrad dreht sich erneut.

Du wünscht Dir einen geregelteren Alltag, weniger Stress und Hektik? Mehr Zeit für Dich und Dinge, die Dich glücklich machen und Dir wieder neue Energie bescheren? Möchtest aber gleichzeitig Deine Selbstständigkeit nicht aufgeben, weil sie Dich erfüllt?

Hier gibt es Tipps, wie Dein Zeitmanagement besser klappt. Natürlich kann man nicht jeden Tag alles anwenden, aber wenn bereits einige Tage stressfreier verlaufen, ist das schon gewonnene Zeit!

Ursachen, warum die Zeitplanung nicht klappt

• Wenn Dein Arbeitstag aus acht Stunden besteht, werden diese auch verplant. Somit fehlen Pufferzeiten für die Flexibilität
• Deine tägliche Pause wird nicht als Termin eingetragen, bzw. erst gar nicht gemacht. Hier reagiert Dein Körper mit Dauerstress. Und Du mit weniger Leistungsfähigkeit und Unterzuckerung, was leider auch noch zu schlechter Laune führt.
• Du planst zu viele Besprechungen an einem Tag. Du möchtest mit dem Kunden „nur kurz“ ein Angebot besprechen. Und schon vergeht die Zeit wie im Flug. Kundengespräche sind sehr schwierig zeitlich zu kalkulieren. Die eine Frage führt vielleicht zur nächsten Frage… und eine Stunde jagt die nächste. Und schon verpasst Du den Anschlusstermin.
• Du kannst nicht „Nein!“ sagen. Du bist zu  hilfsbereit. Obwohl Dein Terminkalender bereits platzt, willigst Du ein, „nur mal kurz“ vorbeizuschauen. Schließlich fragt ja die Tante, Oma oder Bekannte an, die dann natürlich erwarten, da Du sonst ja keine Zeit hast, dass Du gleich mit ihnen einen Kaffee trinkst. Deine Müdigkeit wird es Dir danken. Dein Stresspegel nicht.
• Termine nach Feierabend oder am Wochenende. Diese Zeit fehlt Dir persönlich.
• Zu viele „Zeitfressertermine“ mit Außendiensten. Bei diesen bist Du bestimmt auch äußerst beliebt. Immer freundlich, immer ein offenes Ohr. Und bei den unterbreiteten Verkaufsaktion auch gerne kaufbereit. Doch ohne vorher abgesprochenes Zeitfenster können sich diese Verkaufstreffen auch in die Länge ziehen. Zeit, die Dir für die Büroarbeit oder beim Kunden fehlt.
• Dein Umfeld ist genervt, da Du immer öfter bei Familienfeiern fehlst oder jemand einspringen muss, um mit dem Haustier zum Tierarzt zu gehen, weil Du ständig länger arbeitest oder Termine noch nachholen musst
• Du möchtest kaum noch Dein Büro betreten, weil Du nicht weißt, wo Du zuerst anfangen sollst. Dein Konto ist leer, Rechnungen schreiben wäre wichtig. Auf Deiner Mailbox sind schon wieder viele verpasste Anrufe – Kunden wollen wissen, wann sie endlich Ihr Angebot erhalten, oder hast Du wohl kein Interesse? Wann sollst Du aber den ganzen Papierkram erledigen? Und es ist kurz vor Monatsende. Die Buchhaltung sitzt Dir auch schon wieder im Nacken. Bald bucht das Finanzamt die Steuer ab. Aber Du kommst nicht zum Rechnungen schreiben … ein ewiger Teufelskreis.

Die Liste lässt sich bestimmt individuell verlängern. Nicht alle aufgeführten Punkte treffen bei jedem zu. Sollten sich aber ein paar Ausführungen als Zeitfresser entpuppen, kommen wir nun zu den Lösungsansätzen.

Lösungen für ein flexibleres Zeitmanagement und mehr Freizeit

• Nutze das Pareto-Prinzip oder auch die 80/20 Regel genannt. Diese kann im Zeitmanagement mehrfach Anwendung finden. Z.B. verplane nur 80% Deiner Arbeitszeit, das sind beim acht Stunden Tag 6,4 Stunden. Ziehe hierfür die 0,4 Stunden für Deine Pause ab. Sechs Stunden planst Du also für Deine festen Termine ein.

Achtung! Beachte auch die Fahrzeiten zwischen Kunden und die Zeit, die Du benötigst um z.B. die Baustelle einzurichten, aufzuräumen, abzubauen usw. und plane die Zeit lieber großzügig.

Die restlichen 20% der Zeit sind dein Puffer. Für unvorhersehbare Termine, Gespräche oder auch Staus.

Das Pareto-Prinzip besagt auch, dass Du in den ersten 20% Zeit Deines Tages bereits 80% Deiner Arbeit effektiv erledigen kannst. Danach nimmt die Leistung bis zum Feierabend hin, ab. Plane also die schwierigste Arbeit am Anfang des Tages, somit trägst Du diese auch nicht als weiteren Stressfaktor den ganzen Tag mit Dir herum.

• Pausen sind wichtig! Sowohl physisch als auch psychisch. Trage Deine tägliche Pause als festen Termin ein. Gestalte diese so angenehm wie möglich. Handy aus. Energiebringendes Essen und viel Trinken geben Deinem Körper wieder die Energie zurück. Wenn Dir nach Bewegung ist, mache einen Spaziergang an der frischen Luft – und denke in dieser Zeit mal nicht an Arbeit. Oder gönne Deinem Körper Ruhe, z.B. mit einem Power Nap im Firmenbus. Wenn Du es schaffst, täglich Deine Pause einzuhalten, wird sich auf Dauer dein Stressniveau senken.
• Besprechungen mit Kunden sind unabdingbar, um Dir Deine nächsten Aufträge zu sichern und Vertrauen zu schaffen. Diese können aber auch sehr anstrengend sein. Plane pro Tag max. zwei Beratungen, da diese zeitlich auch schwer kalkulierbar sind. Blocke Dir hierfür eher lange Zeiträume, falls es doch schneller geht, freue Dich über Deinen Zeitpuffer. Wenn Dein Kunde wirklich Wert auf eine gute, ausführliche Beratung legt, wird er es verstehen, wenn Du ihn um ein paar Tage vertröstest, weil Deine Beratungstermine bereits vergeben sind.
• Versuche Dich abzugrenzen und auch mal Nein zu sagen. Auch bei privaten Anfragen. Wie finden es Deine Bekannten, wenn sie nach Feierabend noch arbeiten sollten? Wahrscheinlich nicht prickelnd. Von Dir wird es als Handwerker allerdings erwartet – schließlich bist Du ja selbstständig. Selbst und ständig! Kannst Du bestimmt nicht mehr hören?! Grenze Dich ab. Sei für Deine Liebsten da. Während Deiner regulären Arbeitszeit. Auch Du hast ein Recht auf Freizeit.
• Versuche Deine Termine rein auf Deine festen Arbeitszeiten zu legen. Kunden möchten aber, dass Du erst nach deren Feierabend vorbeikommst? Auch das ist möglich. Dann block Dir aber morgens Zeit für Dich oder beginne später das Arbeiten. Ein Feierabend in weiter Ferne sollte aber nicht die Regel sein. Deine Familie und Deine Stimmung werden es Dir danken. Umso länger Du arbeitest, umso länger benötigst Du auch die Zeit, um abzuschalten und herunterzufahren. Du kannst Deine Arbeitszeiten z.B. auch flexibel gestalten. Montag und Dienstag arbeitest Du länger und fängst später an, die restlichen Tage beginnen früher und enden auch früher.
• Kommuniziere mit Deinen Geschäftspartnern, welches Zeitfenster Du für sie planst und wann Dein nächster Termin ansteht. Oder treffe Dich mit ihnen auf der Baustelle direkt. Hier werden die Termine automatisch kürzer!
• Deine privaten Termine sollten die gleiche Priorität haben, wie Deine geschäftlichen. Blocke Dir als Geburtstage, Arzttermine, Friseurtermine fest in Deinem Kalender. Schließlich bist Du selbstständig und sollst und kannst Dir Deine Zeit einteilen, wie Du möchtest. Denk daran: Würden Deine Kumpels, die in einer Festanstellung arbeiten, einfach so das Fußballtraining verpassen? Wohl kaum. Gönn Dir also diesen kleinen Luxus.
• Halte Dein Büro auf Stand! Setze Dir einen festen Termin. Z.B. Freitagnachmittag zwischen 14 – 17 Uhr ist die Zeit für den Papierkram. Und zwar jede Woche! Somit können sich die Berge an unerledigten Aufgaben erst gar nicht ansammeln. Arbeite auch hier nach dem Pareto Prinzip. Zuerst das Größte und Wichtigste und Terminangelegenheiten werden eine Woche vor Abgabe als Frist gesetzt. Schreibe immer wieder Zwischenrechnungen, so schützt Du Dich vor größeren Zahlungsausfällen und hältst Dein Konto im Plusbereich. Falls Dich auch hier mal die Motivation verlässt: Erledige kleine und schnelle Aufgaben zwischen den Großen und schon bist Du wieder ein kleines Stück weitergekommen.

Jeden Punkt, den Du für Dich umsetzen kannst, ist ein persönlicher Gewinn für Dich und Dein Wohlbefinden. Auch das gehört zu Deiner Arbeit. Deine Eigenverantwortung für Dich selbst.

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