Offene Rechnungen können für Handwerksbetriebe schnell zum echten Problem werden. Gerade als kleiner oder junger Betrieb ist jeder Zahlungsausfall ein Risiko für deine Liquidität. Doch mit der richtigen Vorbereitung kannst du dich wirksam davor schützen, dass Kunden nicht zahlen. Hier sind die wichtigsten Tipps, die dir helfen, dein Geld zuverlässig einzufordern.
1. Klare Angebote und Verträge erstellen
Bevor du mit einem Auftrag startest, solltest du alle Leistungen und Kosten eindeutig festhalten.
- Schriftliches Angebot: Liste alle Positionen transparent auf – von Material bis Arbeitszeit.
- AGB & Zahlungsbedingungen: Lege genau fest, wann und wie gezahlt werden muss.
- Vertragsabschluss: Bei größeren Projekten empfiehlt sich ein unterschriebener Vertrag.
Je klarer alles im Vorfeld geregelt ist, desto weniger Streit gibt es am Ende.
2. Anzahlungen vereinbaren
Eine der einfachsten Methoden, Zahlungsausfälle zu vermeiden, sind Teilzahlungen.
- Bei größeren Aufträgen solltest du mindestens 30 % vor Arbeitsbeginn verlangen.
- Weitere Raten kannst du an den Projektfortschritt koppeln.
- So trägst du nicht allein das volle Risiko, falls der Kunde später nicht zahlt.
3. Bonitätsprüfung bei Neukunden
Gerade bei neuen Kunden oder großen Aufträgen lohnt es sich, die Bonität zu prüfen.
- Kostenlose Online-Checks oder Auskunfteien wie z.B. Schufa geben dir einen ersten Eindruck.
- Auch ein kurzer Blick ins Handelsregister (bei Firmen) kann hilfreich sein.
- Misstrauisch werden solltest du, wenn der Kunde bei Anzahlungen zögert oder unklare Angaben macht.
4. Klare Zahlungsziele setzen
Rechnungen sollten immer ein konkretes Zahlungsziel enthalten – zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum“.
- Verwende eindeutige Formulierungen und keine schwammigen Angaben wie „sofort“.
- Wecke Verbindlichkeit, indem du auch die Folgen bei Zahlungsverzug angibst (z. B. Mahngebühren oder Verzugszinsen).
- Arbeite mit Rechnungsprogrammen, die dich automatisch an offene Forderungen erinnern.
Erstelle möglichst viele Teilrechnungen, die Schlussrechnung sollte so gering wie möglich ausfallen. Arbeite erst weiter, wenn die Teilrechnungen beglichen wurden.
5. Mahnwesen automatisieren
Trotz aller Vorsicht kann es passieren, dass eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt wird.
- Versende zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung.
- Danach folgen eine erste und zweite Mahnung – jeweils mit Fristsetzung.
- Nutze Software, die dich bei Mahnungen unterstützt und standardisierte Vorlagen bereithält.
6. Inkasso & Rechtsschutz nutzen
Wenn alle Stricke reißen, musst du härtere Maßnahmen ergreifen:
- Ein seriöses Inkassobüro kann Forderungen professionell eintreiben.
- Bei hohen Summen ist es sinnvoll, einen Anwalt einzuschalten oder ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
- Prüfe außerdem, ob eine Forderungsausfallversicherung oder eine Rechtsschutzversicherung für deinen Betrieb sinnvoll ist und in dem gegebenen Fall auch greift.
7. Auf Handwerkerportale setzen
Eine weitere Möglichkeit, Zahlungsausfälle zu vermeiden, ist die Nutzung von Handwerkerplattformen wie Blauarbeit.de. Hier kannst du:
- Seriöse Kunden finden
- Verträge und Zahlungsmodalitäten klar festlegen
Fazit
Zahlungsausfälle sind im Handwerk leider keine Seltenheit – aber du kannst dich gut davor schützen. Klare Verträge, Anzahlungen, Bonitätsprüfungen und ein strukturiertes Mahnwesen sind dabei die wichtigsten Bausteine. Wenn du diese Tipps umsetzt, reduzierst du das Risiko und hast mehr Sicherheit für deinen Betrieb.
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